公司档案编号规则及更新实施
--------------------------可以编辑的精品文档，你值得拥有，下载后想怎么改就怎么改---------------------------
==========================================================
公司档案编号规则及更新实施
一、目的
为了规范档案管理规范，总经办在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。
本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。
二、档案编号规则
档案编号:由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录(年月)、流水号
1、一级目录
根据企业的情况，一级目录以公司为划分，目前共分为五个，分别是合诚 、化学(HX)、实业(SY)、天诚(TC)、其它(QT 其它公司)。
(HC) 2、二级目录
以档案的类别为划分:取类别的拼音的首个字母。
如:项目—XM，大事记—DSJ
3、三级目录(年月)
因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以 00 表示
如:2013 年 3 月—1303，2013 年 12 月—1312，2013 年—1300
4、流水号
四位数字为流水号，如 0001，0033
5、例子
2004 年立项的科技项目白兰花生态公园、DHA 蛋鸡养殖场及现代生物技术深加工示范基地建设，档案编号为:SY-XM-0400-0001
--------------------------可以编辑的精品文档，你值得拥有，下载后想怎么改就怎么改---------------------------
==========================================================================
--------------------------可以编辑的精品文档，你值得拥有，下载后想怎么改就怎么改---------------------------
==========================================================
2012 年 9 月化学取得的 2008-2009 年 A 级纳税人荣誉证书，档案编号为: HX-RY-1209-0056
三、档案排架规则
排架顺序合诚(HC)-化学(HX)-实业(SY)- 天诚(TC)-其它(QT 其它公司)， 具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序
四、新编号实施及更新
目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费 的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号
1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号
2、新增的档案只用新的编号
3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号
4、年内完成全部编号更新的工作
、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便 5 于查找
6、编制档案检索工具或台账
--------------------------可以编辑的精品文档，你值得拥有，下载后想怎么改就怎么改---------------------------
==========================================================================
